En stærk og intuitiv løsning sparer tid og begejstrer brugerne
ID Connects løsning til brugerstyring har været i brug i Middelfart Kommune gennem godt to år. Nu følger vi op og sætter bl.a. fokus på gevinster og erfaringer omkring brugerstyring i Middelfart Kommune.
I dag er Middelfart dér, hvor ID Connect-løsningen er implementeret, og løbende kobles flere og flere af kommunens fagsystemer på.
– For os handler det om at få stadig flere fagsystemer med, så vi kan uddelegere rollefordelingen i disse fagsystemer. I dag er det it-afdelingens opgave at tildele roller og rettigheder, så her forventer vi at kunne spare tid fremadrettet, siger Mette Lyager, der er IT-forretningskonsulent i Middelfart Kommune.
Kommunen har stadig systemer, hvor afdelingerne tildeler roller og rettigheder, og disse systemer vil IT-afdelingen også gerne koble til ID Connect-løsningen, så kommunen får et mere solidt overblik over rettighederne.
– Vi kommer løbende i mål med at onboarde og implementere adgang til nye systemer, fortæller Lars Bruun Jelle, der er IT-chef.
Sådan gjorde Middelfart Kommune
Indledningsvist startede arbejdet med at identificere de systemer, der skulle ombord på ID Connect-løsningen først.
– Prioriteringen af systemer foretog vi ud fra antallet af rolletildelinger i det enkelte system – og så kiggede vi samtidig på de systemer, hvor vi oplever tilbageløb, fortæller Mette Lyager, og fortsætter:
– Derefter gik jeg i dialog med forretningen, og mine kollegaer kunne hurtigt se, at det var smart og effektivt, at de selv fik fingrene i ID Connect-løsningen. Jeg behøvede faktisk ikke motivere særligt meget, for de fik hurtigt selv øje på fordelene. Især rapport-genereringen i ID Connect-løsningen vakte begejstring. Det, at de selv kan trække rapporter ud til deres ledere, er et stort plus. Alt i alt er der taget godt imod løsningen.
Også på den organisatoriske side, er der taget godt imod ID Connect – og brugerstyring generelt.
– I Middelfart Kommune har alle fagsystemer en systemadministrator og en systemejer, og det har været nyt for nogen, at i den rolle ligger også autorisationskontroller. Og her må vi sige, at ID Connect har gjort det nemt for dem at udfylde deres opgave. Så jeg vil også sige, at det har været nemt at sælge ideen ind til vores kollegaer, siger Lars Bruun Jelle.
– Når jeg har talt med systemadministratorerne og vist dem, hvordan løsningen fungerer, har der været begejstring. Jeg har bygget rollerne til dem og givet dem adgang, og på blot en halv time har jeg forklaret principperne – og så har systemadministratoren og jeg kigget på det i fællesskab. På den måde blev en demo super-konkret, og det gav dem en fornemmelse af, hvor nemt det er at arbejde i løsningen, forklarer Mette Lyager.
Besparelser og gevinster
I Middelfart Kommune har der været en positiv tilgang til ID Connect-løsningen, og alle involverede er begejstrede for løsningen og dens enkelhed. Og det smitter af.
– Med løsningen har vi skabt overskuelighed og overblik over kommunens mange brugere. Og rapporterne i løsningen er bare smarte. Selv om vi ikke har alle systemer koblet til ID Connect endnu, kan jeg allerede sige, at når vi taler om datakvalitet og datasikkerhed, så er vi kommet op på et helt andet niveau. Der er meget bedre styr på det med ID Connect, siger Lars Bruun Jelle.
Et andet område, hvor Middelfart Kommune har gavn af ID Connect-løsningen, er ved organisationsændringer. De kommer løbende og påvirker altid de mange brugere, der flyttes rundt. Her skal der være styr på brugerne, og det medvirker ID Connect til.
– På sigt vil det være godt, hvis vi har en procedure i forhold til ændringer i organisationen og brugeroprettelser, så ville vi alt andet lige høste endnu flere gevinster, understreger Lars Bruun Jelle.
Samarbejdet med ID Connect
Lovgivning og teknologi ændrer sig hele tiden, og det stiller krav til, at IDC også fornyr sig hele tiden.
– ID Connect er både lyttende og omstillingsparate. Det var en af årsagerne til, at vi valgte ID Connect. Vi så en virksomhed i sin vorden, med gode ideer og med en god forståelse for kundernes situation. Og det har været spændende for os som kommune at være med til at forme og skabe løsningen, fortæller Lars Bruun Jelle.
– Det har også været positivt, at vi som kunde kan præsentere vores problemstilling, og så er ID Connect hurtige til at se på, hvordan det foregår hos andre kunder. På den måde bliver der aldrig tale om kommunespecifikke knopskud, men derimod en løsning, som alle kommuner kan have glæde af, siger Mette Lyager.
Middelfarts bedste råd
I Middelfart Kommune har man også gjort sig erfaringer i forbindelse med implementeringen og ibrugtagningen af den nye løsning – og har også et godt råd til andre.
– Det er vigtigt at være opmærksom på, at ID Connect-løsningen ikke kun et system, som ejes af it-afdelingen. Jeg vil råde andre til at se på det med mere tvær-organisatoriske briller. Vi kunne selv have haft god gavn af en projektgruppe med nøglepersoner fra hver afdeling. Succesen afhænger nemlig af, at vi får de andre afdelinger med. Derudover ville vi også have fået præsenteret nogle synspunkter, som først er kommet meget senere. Derfor; involver andre, anbefaler Lars Bruun Jelle.
Brugerstyring i fremtiden
Middelfart Kommune havde oprindeligt tanker om at køre brugerstyringen med udgangspunkt i kommunens lønsystem. Der er man ikke endnu, men det er på ønskelisten til ID Connect.
– Lige nu er det sådan, at når en ny medarbejder bliver ansat, så sker der en oprettelse af brugeren i vores lønsystem. Herefter modtager IT-afdelingen en blanket og opretter brugeren. Det er selvfølgelig en administrativ opgave, som koster tid. Så øverst på vores ønskeliste står ’Kobling til lønsystem’, forklarer Lars Bruun Jelle og fortsætter:
– Hvis jeg skal tage vores ønske et skridt videre, så ser jeg gerne, at en ny medarbejder ved oprettelsen i lønsystemet tildeles standardrettigheder, som kan tilpasses af medarbejderens leder. Og i den helt optimale verden ser jeg, at medarbejderen går ind på en platform og selv beder om adgang til system x, y og z. Disse adgange skal naturligvis godkendes af lederen. Der er vi ikke endnu, men jeg tror på, at vi er godt på vej derhen sammen med ID Connect.
Mere sikkerhed. Mindre besvær!
Rollebaseret adgangsstyring er den professionelle løsning til alle, der ønsker en sikker og effektiv metode til bruger- og adgangsstyring, som de selv kan administrere og vedligeholde. Med ID Connect kan du både beskytte medarbejdernes digitale identitet og samtidig skabe en sikker forbindelse mellem dine medarbejdere og de digitale tjenester, de bruger i dagligdagen.
