Med en skreddersydd integrering til den felleskommunale rammearkitekturen KOMBIT, og en utvikling som fortsatt har fokus på integrering med kommende offentlige systemer som «Nemlogin-3» og det nye «MitID», som lanseres i 2021, fremsto ID Connect som det sterkeste og mest fordelaktige valget.

Markedsavklaring

På Østfyn var IT-sjef i Middelfart kommune, Lars Bruun Jelle, allerede i gang med en avklaring av markedet innenfor løsninger for identitetsstyring, da han kom over ID Connect.

Markedet er stort og uoversiktlig, med mange internasjonale leverandører, så vi var veldig oppmerksomme på at vi skulle finne en løsning som passet for danske forhold.
Og med løsningen fra ID Connect fikk vi nettopp det, og samtidig var ID Connect veldig agile, slik at vi kunne se at vi kunne spare mange konsulenttimer.
Generelt var økonomien både fordelaktig og forutsigbar, forklarer Lars Bruun Jelle.

Alt klaffet

I Middelfart ble det avgjørende punket ID Connects måte å se identitetsstyring på; nemlig å gi innsikt i kvaliteten av data om organisasjonen, for deretter å kunne utnytte den kunnskapen i forhold til tilgangsstyring og sikkerhet var en viktig parameter.

Å oppnå en høy grad av datakvalitet ved å ta utgangspunkt i at en medarbeider så å si «fødes» i vår lønnssystem, og først deretter for medarbeideren tildelt tilgang og rettigheter, gir bare god mening i organisasjonen vår, forteller Lars Bruun Jelle.

Prospekt godkjent

Fram til i dag har Middelfart kommune arbeidet med en manuell løsning når det gjelder brukere, tilgang og sikkerheten rundt dette.
Beslutningen om valg av en ny løsning skulle treffes i «forretningen» i Middelfart kommune, der identitetsstyring kan være et komplekst emne å forholde seg til.

Vi skulle dokumentere verdien av ID Connects løsning, og vi hadde heldigvis en god sak.
Tidligere opptok oppgaven 1–2 heltidsansatte i organisasjonen, og da jeg sammenlignet det ressursforbruket med risikoen for menneskelige feil, var det enkelt å få prospektet gjennom hos økonomiutvalget og kommunaldirektøren, forklarer Lars Bruun Jelle.

Lars Bruun Jelle understreker at et av de viktigste argumentene var at det var snakk om en løsning som ikke bare var en «kjekt-å-ha-løsning».

Det er faktisk et krav, at vi har løsninger som sikrer at vi overholder alle personvernregler i forhold til personopplysninger.
Vi har arbeidet med personvernforordningen i mange år, så organisasjonen vår og arbeidet vårt er godt dokumentert i alle prosesser og detaljer, men de manuelle prosessene bør naturligvis håndteres.

Samtidig var det avgjørende at den nye løsningen kunne støtte reisen vår på veien mot det kommende «Nemlogin-3» og den NCIS-godkjenningen som kommunen fremover skal revideres ut fra.

Derfor valgte vi ID Connect

– For nettopp å få en profesjonell styring av hvem som har tilgang til hvilke systemer og hvilken informasjon.
At vi så kan trekke ut rapporter for både revisjoner og personvernforordningen til vår løpende dokumentasjon med så lite som et knappetrykk, er et stort pluss, sier Lars Bruun Jelle.

På ett enkelt område var IT-sjefen dog en smule skeptisk i starten:

Min skepsis gikk ut på at det var snakk om en SaaS- og skybasert løsning.
Det har tidligere gitt negative erfaringer med lange svartider, manglende stabilitet og tungvinte prosesser ved bare små systemendringer, men jeg må bare konstatere at det på ingen måte er tilfellet med løsningen fra ID Connect, sier Lars Bruun Jelle.

Enkel prosess og implementering på fire uker

IT-sjefen i Middelfart er svært fornøyd med samarbeidet med ID Connect.

– Det var veldig bra at vi kunne starte med en POC-avtale.
På den måten fikk vi tatt på systemet og testet ekte data i vårt eget miljø – og samtidig har prosessen vær strømlinjeformet.
Fra vi inngikk POC-avtalen til vi kom gjennom testing og gikk i drift, gikk det bare fire uker.

Vår eget ressursforbruk har ligget på en halv til en hel dag i uken i denne perioden.
Alt er gjennomført via Teams-møter uten et eneste besøk av eksterne konsulenter.
Det vil kan jeg godt kalle imponerende – av både min avdeling og av ID Connect, kommer det fra Lars Bruun Jelle.

En viktig læring fra forløpet

Middelfart kommune ble fra starten av utfordret til å tenke annerledes av ID Connect.

Det var viktig å forstå og se mulighetene i nye begreper som jobbfunksjons- og jobbprofilroller, og arbeide dem godt inn i oppstartsforløpet.
Den riktige starten, kombinert med en langsiktig strategi for hvordan man vil bruke dem både på medarbeidere og organisasjonsenheter, får stor betydning for hvor mye, og hvor raskt, det kan automatiseres i kommunen fremover, sier Lars Bruun Jelle.

Framtiden i Middelfart

I takt med at kommunen tar flere systemer i bruk, vil organisasjonen bli involvert ytterligere.
Planen er å velge ut systemeiere som selv kan opprette roller og jobbprofiler for spesifikke systemer eller organisasjonsenheter.
Det vil automatisere tildeling av de mest grunnleggende rettigheter, og dermed sikre en raskere og bedre brukeropplevelse for kommunens nyansatte.

En bieffekt blir et redusert ressursforbruk på administrasjon og tildeling av tilgang til systemer, men like viktig er det at kommunen får en sentral og alltid oppdatert oversikt over brukerrettigheter og systemtilgang.

– På den måten forventer vi å kunne fjerne noen av arbeidsoppgavene fra dataavdelingen.
Når grunnlaget er på plass, skal den enkelte medarbeider ha mulighet for selv å be om tilgang med påfølgende godkjenning direkte fra lederen, forklarer Lars Bruun Jelle.

Last ned kundeeksemplet fra Middelfart kommune